Dołącz do czytelników
Brak wyników

MENEDŻER

3 marca 2020

NR 6 (Listopad 2019)

Zaproszenie, agenda i podsumowanie – niezbędnik spotkań. Cykl artykułów: Logistyka a jakość… spotkań (cz. V)

48

Ten tekst kończy cykl artykułów o jakości spotkań. Stanowi podsumowanie praktycznych wskazówek, co należy zrobić, aby poprawić jakość spotkań. Zawiera też głębszą analizę powodów, z jakich nie chcemy zrezygnować z nieefektywnych spotkań.

Zacznijmy od trzech narzędzi niezbędnych przy każdym spotkaniu. Możesz je potraktować jak „check listę”, aby sprawdzić, czy Twoje spotkania spełniają niżej wymienione kryteria. Te narzędzia to zaproszenie, agenda i podsumowanie. 

Zaproszenie

Pierwsze i najważniejsze. Bardzo rekomenduję, aby było ono wysłane poprzez elektroniczny kalendarz (z Outlooka, Lotus Notes, Google Calendar lub dowolnego innego, który ma zastosowanie w firmie lub na użytek prywatny). Według Davida Allena, autora książki i metody GTD (Getting Things Done), w której opisuje metody wysokiej efektywności i zarządzania czasem, kalendarz to święte terytorium, w którym powinny się znaleźć tylko dwie rzeczy. Po pierwsze, te, na które mamy określony termin, jak np. zapłacenie podatków lub podróże oraz spotkania z innymi. Po drugie, spotkania z innymi są o tyle istotne, że zarządzamy nie tylko swoim czasem, ale wpływamy także na czas innej osoby. Warto go uszanować. Papierowe kalendarze nie najlepiej się sprawdzają w takiej sytuacji, a wciąż są w użyciu. Elektroniczny kalendarz pozwala zarządzać nim zarówno z komputera, jak i z urządzeń mobilnych. A przede wszystkim, wysyłając zaproszenie, możemy sprawdzić status uczestników (wezmą udział, wahają się lub też odmawiają spotkania). Przy odpowiednim ustawieniu poczty, proponując spotkanie, możemy od razu sprawdzić dostępność uczestników. Oszczędzi nam to czasu na znajdywanie dogodnego terminu przez wszystkich uczestników. 
W zaproszeniu najważniejsze pozycje to:

  • Temat. Powinien on jednoznacznie opisywać, czego dotyczy spotkanie.
  • Czas rozpoczęcia i czas zakończenia. W tym przypadku dość często popełnia się błąd polegający na rezerwowaniu czasu z zapasem. Zgodnie z zasadą Parkinsona „rzeczy zajmują tyle czasu, ile go na nie przeznaczymy”. W praktyce to oznacza, że jeśli zaplanujemy dwie godziny, to na pewno nie skończymy przed czasem. Mając dużo czasu, pozwalamy sobie na dygresje, poruszanie zagadnień niezwiązanych z tematem spotkania i w efekcie przeciągamy zakończenie. 
  • Lokalizacja. Jeżeli spotykasz się w biurze, warto sprawdzić wcześniej, czy będzie dostępna sala konferencyjna. Jeśli poza biurem, należy pamiętać o czasie niezbędnym na dotarcie na miejsce i z powrotem. Wciąż nie mamy teleportów…
  • Zaproszeni uczestnicy. Przypomnę, że ze względu na zaangażowanie osób najlepiej, jeśli uczestników jest mniej niż 7. Ponoć Jeff Bezos, twórca Amazona, powiedział: „Nigdy nie organizuj spotkania, na którym dwie pizze to za mało, by wyżywić całą grupę”. 
  • Opis. Najczęściej pozostaje pusty. A to błąd. Tu powinny być opisane spodziewane rezultaty spotkania. W opisie powinna znaleźć się agenda spotkania, która jest opisana niżej.

Oczywiście przed wysłaniem zaproszenia należy podjąć decyzję, czy rezultatów, które chcemy osiągnąć, nie można uzyskać w inny sposób. Marcin Kwieciński, twórca bloga „Ogarnij chaos” i według mnie najlepszy specjalista od produktywności w Polsce, dodaje, że warto policzyć realne koszty spotkania. Przyjmując stawkę 50 zł za godzinę pracy, przy spotkaniu 6 osób koszt wynosi 300 zł. Przy menedżerach wyższego szczebla ten koszt jest jeszcze większy. Czy na pewno nie można załatwić danej sprawy w inny sposób?

Swego czasu policzyłem, ile kosztuje przeczytanie maila w firmie, w której pracowałem. Okazało się, że jest to koszt 0,98 euro. Do wyliczeń wziąłem całkowity koszt pensji wszystkich pracowników, podzieliłem na liczbę osób i liczbę godzin w roku oraz założyłem, że średnio przeczytanie maila za...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy