Firma Novoterm Sp. z o.o. od wielu lat specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej i akcesoriów łazienkowych. Swoje produkty importuje z Niemiec, Węgier, Włoch oraz Chin. Sprowadzanie towarów z krajów europejskich trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty złożenia zamówienia. Natomiast import asortymentu z Azji przysparza już nieco więcej trudności. Najtańszy transport z tego kraju to droga morska, a to zajmuje od 4 do 8 tygodni.
Przedsiębiorstwo posiada także rozbudowaną sieć sprzedaży i dystrybucji – w jej skład wchodzi kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad pięciuset dystrybutorów oraz prawie stu partnerów serwisowych na terenie całego kraju.
Najważniejsze – usprawnić sprzedaż
Najważniejszym powodem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego była chęć usprawnienia procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów. Do tej pory w firmie funkcjonował jedynie program sprzedażowo-magazynowy o charakterze ewidencyjnym. Oczekiwania największych klientów oraz rosnąca sieć sprzedaży spowodowały konieczność wprowadzenia narzędzi mogących sprostać tym wymaganiom. Podjęto decyzję o wdrożeniu zaawansowanego systemu informatycznego w następujących obszarach: Finanse i Księgowość, Sprzedaż i Dystrybucja oraz CRM. Elastyczność systemu oraz możliwości dostosowania go do specyficznych potrzeb dystrybucji armatury łazienkowej sprawiły, że firma wybrała system ERP od Sente.
System skrojony na miarę potrzeb firmy dystrybucyjnej
Szybka obsługa dużych sieci handlowych to potężne wyzwanie organizacyjne. Jest to spowodowane głównie wielkością i liczbą zamówień. W związku z tym, jednym z istotniejszych celów wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego stała się pełna automatyzacja procesu składania zamówień. Obecnie raz wprowadzone do programu informacje na temat zlecenia służą przyszłym operacjom związanym już z jego realizacją. Klient może złożyć dyspozycję w swoim systemie, a następnie poprzez EDI (elektroniczna wymiana dokumentów) są one przekazywane do systemu Novotermu. Następnie rozwiązanie weryfikuje poprawność zamówienia. Data realizacji zlecenia zostaje zarejestrowana i automatycznie tworzona jest pełna dokumentacja magazynowa (listy przewozowe dla firmy spedycyjnej oraz faktury). Następnie EDI przekazuje zlecenia przewozowe do firmy transportowej, a poprawnie wystawiona faktura trafia prosto do klienta.
Wdrożenie rozwiązania pozwoliło wyeliminować wiele powtarzalnych i ewidencyjnych zadań, którymi zajmowali się pracownicy. Dzięki temu dział administracji może zająć się innymi zadaniami, a dział sprzedaży, zamiast skupiać się na realizacji pojedynczych zleceń może skierować swoje siły na poszukiwanie nowych klientów.
Łatwe i szybkie operacje księgowe
Sprzedaż dużych ilości towaru wiąże się z adekwatną do tego liczbą reklamacji i zgłoszeń serwisowych. Niejednokrotnie konieczne są korekty do wcześniej wystawionych faktur. Ze względu na duże wielkości pojedynczych zamówień, a także przesunięcia różnych kategorii produktów wynikające ze zmieniających się wymogów rynku, zdarza się, że tworzy się korekty do już wystawionych korekt. Powoduje to duże skomplikowanie całego procesu. Rozwiązanie Sente posiada moduł przeznaczony do obsługi procesów księgowych. Pozwala on na sprawne i – co najważniejsze – natychmiastowe wykonywanie odpowiednich zmian w dokumentach finansowych. Dzięki wprowadzeniu pełnej automatyzacji generowania skorygowanych faktur – wystarczy, że operator kliknie odpowiedni przycisk w systemie, żeby reszta działań odbyła się samoczynnie.
Rozwiązanie może identyfikować dane zamówienie nie tylko za pomocą numeru faktury, ale również według innych parametrów (na przykład poprzez indywidualny numer danego klienta). Znacząco usprawnia to pracę.
Zarządzanie kompletami
Jedną funkcji, dostosowaną dokładnie do specyfiki sprzedawanego przez Novoterm asortymentu, jest zarządzanie kompletami. Znaczna część produktów oferowanych przez firmę składa się z kilku części (np. komplet kabiny prysznicowej składa się z brodziku, baterii, ścianki, drzwi). Dokumenty, które dla klienta wystawia handlowiec, ewidencjonują komplety w sztukach. Natomiast dokumenty magazynowe pokazują liczbę paczek, które składają się na komplet. Ponadto, poszczególne paczki, składające się na komplety mogą być również sprzedawane osobno. System automatycznie przelicza paczki na komplety i na odwrót w zależności od tego, czy towar znajduje się w magazynie, czy jest wydawany na zewnątrz.
Systemowe wsparcie spedycji
Spedycja stanowi istotny element procesu realizacji zamówień. Ze względu na dużą skalę działania, jednym z celów przeprowadzanych zmian stało się wdrożenie rozwiązań systemowych. Wprowadzono pełną automatyzację wymiany danych z oprogramowaniem spedytora. Dzięki temu po przyjęciu zamówienia, firma transportowa otrzymuje dokumenty przewozowe wraz z kompletem danych na temat tego, kiedy oraz jakie ilości towaru ma odebrać od dystrybutora i oczywiście dokąd je dostarczyć. W rozwiązaniu zaimplementowano również funkcję rejonizacji przesyłek. Ze względu na to, iż Novoterm posiada flotę własnych samochodów transportowych, w przypadku wysyłek do firm położonych blisko od siedziby, zamówiony towar dostarcza sam, redukujący tym samym koszty transportu.
Podsumowanie wprowadzonych rozwiązań
System ERP od Sente pozwolił firmie Novoterm uporządkować przede wszystkim procesy związane ze sprzedażą dla szczególnie wymagających klientów, jakimi są duże sieci handlowe.
Pełna automatyzacja w obszarze Finansów i Księgowości, Sprzedaży i CRM umożliwiła istotne odciążenie pracowników. Dzięki temu przy zwiększonej liczbie zamówień taka sama liczba osób jest w stanie obsłużyć dużo więcej zleceń.
Wdrożenie umożliwiło także wykonywanie wielu zadań szybciej, co zwiększyło efektywność całej organizacji. Zamówienia realizowane są szybko, a w efekcie wzrosła rentowność firmy Novoterm, której przychody w rok po uruchomieniu systemu zwiększyły się o 41%. Ponadto udało się zwiększyć liczbę wysyłanych zamówień o 30% bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
(Źródło: Sente)
