Dołącz do czytelników
Brak wyników

MENEDŻER

14 marca 2020

NR 1 (Styczeń 2019)

Reguły będące papierkiem lakmusowym spotkań. Logistyka a jakość… spotkań (cz. I)

72

Trafiłem na tekst z 1976 r. pt. Jak poprowadzić spotkanie, a w nim na następujące pytanie:  „Jak to jest, że każde zebranie może być stratą czasu, źródłem irytacji lub przeszkodą w osiąganiu celów organizacji?”. Odpowiedź, według autora, kryje się w stwierdzeniu: „Wszelkie rodzaje kontrowersji pomiędzy ludźmi mogą zepchnąć dyskusję z właściwego toru, a błędy psychologiczne i techniczne ze strony przewodniczącego mogą uniemożliwić osiągnięcie jej celów”. Oznacza to, że od ponad 40 lat ludzie zastanawiają się, czy spotkania są potrzebne i co zrobić, by były efektywne…

Dlaczego jakość spotkań jest szczególnie ważna w logistyce? Kiedy kilka lat temu tworzyliśmy zespół logistyki w firmie handlowej, usłyszałem coś, co było laurką pracy całego zespołu. Rzucona przez kogoś mimochodem opinia, ale skrupulatnie zanotowana w mojej głowie i sercu: „Tam u Was w logistyce praca jest poukładana, a wszyscy pracują jak mróweczki…”. Dla mnie była to bardzo ważna informacja zwrotna, doceniająca naszą pracę. Wiedziałem, jak to wygląda z mojej strony. Miałem świadomość, że wciąż może być lepiej, ale na zewnątrz działu mieliśmy dobrą opinię. Spotkania, które odbywamy z innymi działami, są taką pracą na styku. Jest to chwila, kiedy inni wypracowują opinię na nasz temat. I dlatego, według mnie, warto zwrócić uwagę na jakość spotkań. W końcu spotkanie rozpoczęte o czasie i zakończone o czasie daje nadzieję, że towar będzie wysłany i dostarczony na czas. Jeżeli wykorzystamy czas spędzony na wspólnym spotkaniu produktywnie, w skupieniu na konkretach, a jednocześnie w miłej atmosferze, pozostawi to wrażenie, że z logistyką dobrze się spotkać, bo i pogadać można, i załatwić co trzeba też się da. 

POLECAMY

Znając trochę środowisko, wierzę, że tak jest, ale mimo wszystko zachęcam do tego, by sprawdzić, czy coś można poprawić albo zrobić inaczej niż dotychczas…

Po co nam spotkania?

Skoro większość osób narzeka na spotkania, to może ich nie organizować? Może ten czas wykorzystać na „normalną” pracę? Wiem, że brzmi to, jakby spotkania były czymś innym niż praca. Ale czy można wyobrazić sobie firmę bez spotkań? Nawet jeżeli umawiamy hydraulika do przeciekającej rury w domu, to jest ten moment, kiedy witamy się, opisujemy co się dzieje, określamy cel, sposób postępowania, wynagrodzenie i inne elementy. Oczywiście nie jest to spotkanie sformalizowane, ale to tylko pokazuje, że nie każde musi takie być. 

Omówmy pokrótce funkcje spotkania. Pozwoli to również sprawdzić, czy obecnie odbywane spotkania odgrywają swoją rolę.

Spotkania są jedną z niewielu okazji, jeśli nie jedyną, kiedy przełożony ma okazję wpływać na dynamikę zespołu jako całości. W codziennym biegu zajmują nas sprawy bieżące, administracyjne lub zarządzamy relacją jeden na jeden. Spotkania dają unikalną okazję, by wpływać na grupę, by budować zespół. 

 

  1. Spotkanie określa, kto należy do zespołu. Osoby zaproszone na spotkanie są częścią zespołu. To jest też dobra okazja, by zespół budować. Okazuje się, że w ramach działu transportu, magazynu, logistyki to poczucie przynależenia do zespołu jest bardzo silne, zarówno dla pracowników, jak i szefa. Kłopot zaczyna się, jeśli szef idzie na spotkanie kierowników. Pracując z zespołami menedżerów, zadajemy pytanie: „Który zespół uważasz za swój: czy innych menedżerów, czy swoich podwładnych?”. Prawie wszyscy wybierają drugą opcję. Z pracownikami pracują na co dzień, z nimi mają najwięcej kontaktów, ich w razie potrzeby bronią. Napisałem „prawie”, bo jest na ogół co najmniej jedna osoba, która wskazuje zespół menedżerów jako swój. Jest to przełożony kierowników… Z tego wynika bezpośrednio kolejny punkt.
  2. Spotkania są jedną z niewielu okazji, jeśli nie jedyną, kiedy przełożony ma okazję wpływać na dynamikę zespołu jako całości. W codziennym biegu zajmują nas sprawy bieżące, administracyjne lub zarządzamy relacją jeden na jeden. Spotkania dają unikalną okazję, by wpływać na grupę, by budować zespół. 
  3. Przynależenie do wspólnoty osiąga się także poprzez podejmowanie wspólnych decyzji. Możliwość wypowiedzenia, bycia usłyszanym jest jedną z podstawowych ludzkich potrzeb. Wspólne podejmowanie decyzji daje też możliwość wpływania na to, co dzieje się w firmie. W ten sposób rodzi się myślenie: „Skoro firma liczy się z tym, co mówię, to znaczy, że jestem dla niej ważny”, a to powoduje wzrost zaangażowania. Wspólne podejmowanie decyzji stanowi również gwarant dotrzymania wzajemnego zobowiązania. 
  4. Dla przełożonego spotkanie to także okazja, by przypomnieć, jakie są cele organizacji. Cele są jednym z dwóch składowych, by powstał zespół. Bez określonego celu mamy do czynienia tylko z grupą ludzi, zbiorem kilku osób. Drugi element to możliwość kształtowania relacji zgodnie z potrzebami członków zespołu. Jeśli osoby siedzące na spotkaniu nie wiedzą, po co się ono odbywa, nie mają możliwości wypowiedzenia się, to staje się oczywiste, że będą uważać spotkanie za stratę czasu. Można zadać pytanie: czy wszyscy w organizacji nie powinni znać jej c...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • sześć numerów magazynu „Logistyka a Jakość”,
  • dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej,
  • dostęp do czasopisma w wersji online,
  • dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych...
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy