Dołącz do czytelników
Brak wyników

MENEDŻER

19 marca 2020

NR 4 (Lipiec 2019)

Jak angażować pracowników na spotkaniach? Logistyka a jakość… spotkań (cz. IV)

55

Nawet najprostsze sposoby angażowania pracowników powinny być używane w sposób świadomy. Stosując je, powinniśmy wiedzieć, dlaczego to robimy. Tematem tego artykułu są narzędzia, które służą podnoszeniu zaangażowania uczestników spotkań.

Zbieranie wypowiedzi (braindumping)

Jednym z podstawowych narzędzi, które łatwo może być wykorzystane na spotkaniach, jest zbieranie wypowiedzi. W przypadku analizowania przyczyn problemów, a także zebrania możliwych rozwiązań bardzo przydaje się zebranie dostępnej wiedzy od swoich pracowników. Technika polega na wypisaniu przez każdego uczestnika spotkania swoich obserwacji na kartkach. Mogą to być kartki typu post-it lub pocięta zwykła kartka A4. Ważne, aby każda przyczyna (lub rozwiązanie) była zapisywana na osobnej kartce. Takie podejście pozwala na wyrzucenie z głowy wszelkich myśli, które zaprzątają naszą uwagę. Zapożyczając termin z Harry’ego Pottera, to forma „myśloodsiewni”. Z jednej strony daje nam pewność, że zapisaliśmy wszystko, co istotne, z drugiej – nie faworyzujemy żadnego punktu. Mając na sali przedstawicieli różnych działów, a co za tym idzie – różnych punktów widzenia, możemy mieć pewność, że zbieramy dane źródłowe. Oczywiście należy odpowiednio dobrać uczestników spotkania. 

Ciekawostka

Ludzki umysł jest bardzo dobry do pracy kreatywnej, ale nie najlepszy do zapamiętywania. Eksperci od produktywności zalecają tworzenie listy zadań. Z jednej strony pozwala to na oczyszczenie umysłu, z drugiej – obróbka słowa pisanego jest bardziej efektywna. Nie dochodzi do zniekształceń i spada ryzyko pominięcia zagadnienia.

 

Jak to działa w praktyce? Załóżmy, że chcemy sprawdzić, z czego wynikają przyczyny opóźnień dostaw. W pierwszym kroku powinniśmy zebrać właściwe osoby reprezentujące cały łańcuch dostaw, drugi krok to zebranie wszystkich możliwych przyczyn od każdej z osób. Optymalną sytuacją jest, kiedy każdy przygląda się swojemu podwórku i daje swoją diagnozę. Od dostawców surowców, poprzez dostawy do magazynu (inbound), przyjęcia i operacje magazynowe, aż po wydania i dostawę do klientów (outbound). Możliwe jest również wskazywanie niedociągnięć w obszarze działania współpracownika, ale jest to bardziej konfliktogenne. Intuicyjnie możemy powiedzieć, że na ogół wiadomo, gdzie powstają opóźnienia. Praktyka jednak pokazuje, że często jest to przerzucanie odpowiedzialności na innych. Narzędzie opisane powyżej pozwala się przyjrzeć przyczynom w oderwaniu od ludzi. Dlatego jest tak przydatne. Co jeszcze pokazuje to narzędzie?

Formaty, w jakich odbywają się spotkania

Podczas różnych spotkań istotne jest angażowanie uczestników poprzez włączanie ich w prace zespołu. Przydaje się podstawowa wiedza z zakresu psychologii, np. o tym, że ludzie dzielą się na ekstra- i introwertyków. 

O ekstrawertykach mówi się, że to osoby nastawione na świat zewnętrzny, otwarte. Chętnie przebywają w towarzystwie innych ludzi, czerpią energię ze współpracy z nimi. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można powiedzieć, że pierwsza osoba, która odezwie się na szkoleniu, to ekstrawertyk. Takich ludzi uważa się za towarzyskich, „wszędzie ich pełno”. Ekstrawertyk „mówi, żeby myśleć”, wypowiada zdanie i sprawdza, co odpowiada rozmówca, a na podstawie odpowiedzi wypowiada kolejną myśl. Jeśli chciałoby się ukarać ekstrawertyka, to najlepiej go odizolować. 

Introwertycy zwróceni są bardziej na świat wewnętrzny, postrzegani są jako zdystansowani i skryci. Sprawiają wrażenie, jakby nie potrzebowali innych do towarzystwa. W towarzystwie wchodzą w rolę obserwatora, wypowiadają się rzadko, a ich wypowiedzi są przemyślane. „Najpierw myślą, potem mówią”. Lubią samotność. Osoby gadatliwe mogą być dla nich karą, ponieważ trudno im skoncentrować się wtedy na myśleniu. 
Skalę ekstra- i introwersji stanowi kontinuum. Podział nie jest zero-jedynkowy, a nasilenie obydwu cech może być różne. W psychologii możemy się spotkać z terminem ambiwertyk. To osoba, która łączy cechy zarówno ekstrawertyka, jak i introwertyka.

Po co nam wiedza na powyższy temat? Bo od tego zależy, jak możemy kierować dynamiką pracy grupowej. Ogólne wskazanie jest, aby introwertyków zachęcać do wypowiedzi, a ekstrawertyków czasem „wyciszyć”, w przeciwnym wypadku „zawładną” spotkaniem. 

Jednym z elementów, które należy uwzględnić, jest forma pracy grupowej. Wyróżnić można 4 główne:

  1. Grupa. Całą grupa pracuje razem nad zadaniem, zaangażowani są wszyscy. O grupie...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • sześć numerów magazynu „Logistyka a Jakość”,
  • dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej,
  • dostęp do czasopisma w wersji online,
  • dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych...
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy