Dołącz do czytelników
Brak wyników

MENEDŻER

17 marca 2020

NR 3 (Maj 2019)

Historia pewnej książki o spotkaniach i jej konsekwencje. Logistyka a jakość… spotkań (cz. III)

65

Po co spotykać się co tydzień i przychodzić na nie nieprzygotowanym? Dlaczego martwić się należy po kolei i jak to wpływa na kształt spotkań miesięcznych? Dlaczego spotkanie kwartalne może okazać się odkryciem na miarę brakującego ogniwa teorii Darwina? O tym w trzecim artykule cyklu poświęconego efektywnym spotkaniom.

Jedno ze spotkań szczególnie dobrze pamiętam. Było wyjątkowe. Odwiedziła nas Brytyjka z działu HR z centrali. Wizytowała oddziały firmy z programem „Talents for Tomorrow” („Talenty jutra”). Przed spotkaniem należało ocenić swoich pracowników na dwóch wymiarach:

  • obecnie osiągane rezultaty,
  • potencjał możliwy do osiągnięcia.

Osoby ocenialiśmy w dziewięciopunktowej skali, gdzie jeden stanowił wynik najniższy, a dziewięć najwyższy. Dzięki temu powstała matryca pokazująca, gdzie jest zespół. Była podstawą do rozmowy o pracownikach. Co ciekawe, na temat każdego pracownika mógł się wypowiedzieć nie tylko zarządzający menedżer, ale i inni menedżerowie. Miło czasem było usłyszeć, że ktoś w oczach innych jest lepiej postrzegany niż w oczach swojego przełożonego. To była bardzo ciekawa dyskusja.

Wadą tego spotkania był fakt, że odbyło się tylko raz. A powinno odbywać się kwartalnie.

Tabela 1. Matryca „Talentów jutra” (nazwy wymyślone na potrzeby artykułu) 

Potencjał 7-9 Dobrze zapowiadający się nowicjusz         Talent jutra Talent dzisiaj
Potencjał 4-6 Szansa na wzrost? Właściwy człowiek we właściwym miejscu   Zorientowany na wyniki
Potencjał 1-3 Czy to była dobra rekrutacja? Dobry wykonawca Fundament działu
  Rezultaty 1-3         Rezultaty 4-6

Rezultaty 7-9

 

Dobra książka to dobra pożywka dla mózgu

Nie jestem statystycznym Polakiem, bo czytam książki. Mam jednak refleksję, że obecnie podawanie liczby przeczytanych książek nie jest miarodajne. W styczniu przeczytałem około 1800 stron, ale ani jednej książki. Czytałem rozdziały wielu książek, ale tylko te, które były mi potrzebne. Można by powiedzieć, że statystyka stycznia to zero książek. Z drugiej strony czasem się nie dziwię, że ktoś nie czyta książek, jeśli codziennie w pracy czyta ok. 100 maili. Sam kiedyś tyle czytałem. Niekoniecznie miałem po takim dniu ochotę czytać cokolwiek wieczorem w domu.

Czasem jednak trafia się bardzo wartościowa książka, pozycja, która na stałe zmienia widzenie świata. Jedna z takich pozycji są Efektywne Spotkania Biznesowe Patricka Lencioniego. Po przeczytaniu tej pozycji zacząłem rozróżniać rodzaje spotkań. A spotkanie kwartalne było dla mnie odkryciem na miarę brakującego ogniwa teorii Darwina. 

45-minutowe spotkania tygodniowe

Na wielu kursach i zajęciach słyszałem, że człowiek dobrze się koncentruje przez 45 minut. Potem uwaga spada. Nie wiedzieć czemu wykłady trwają 1,5 godziny, także na Wydziale Psychologii, na którym o długości czasu koncentracji słyszeliśmy pierwszy raz.

Zaczynam od spotkania tygodniowego, które jest najpowszechniejsze. Spotkanie powinno być poświęcone sprawom bieżącym. Aby było efektywne, trzeba stosować kilka zasad.

Po co spotykać się co tydzień? Celem spotkania jest regularna wymiana informacji pomiędzy całym zespołem. Dlatego jeśli ma mieć to sens, to powinno odbywać się regularnie (raz na tydzień lub co dwa tygodnie) i powinny na nim być wszystkie kluczowe osoby. Spotkanie powinno trwać krótko, najlepiej 45 minut. Na pewno nie może być dłuższe niż 90 minut (jeśli się odbywa co dwa tygodnie). Narzucona rama czasowa podnosi dynamikę spotkania. I tu ważna sprawa. Kulturowo udaje nam się dość często zacząć punktualnie, ale mamy kłopot z kończeniem o czasie. Dlatego tak ważne jest, by przestrzegać terminowego zakończenia. Utrzymanie dyscypliny czasowej to rola prowadzącego.

Co powinno składać się na to spotkanie? Na początku każdy w ciągu 

60 sekund powinien zaanonsować, o czym chce dzisiaj powiedzieć. Powinny to być 2-3 priorytety na nadchodzący tydzień. 

Bardzo ważne jest w trakcie wypowiedzi, aby nie wchodzić w szczegóły. Dobrą praktyką jest nieprzerywanie i niekomentowanie wypowiedzi uczestników. 

Co powinno być treścią spotkań tygodniowych?

  • Sprawy bieżące z każdego obszaru.
  • 4-5 kluczowych wskaźników, które ilustrują kondycję firmy.

W przypadku spraw bieżących należy jednak zwrócić uwagę, aby rozmowa np. na temat sprzedaży nie zajęła całego spotkania. Sprzedaż w firmach handlowych jest lokomotywą, oczywiście. Jeżeli mamy sytuację krytyczną, to lepiej poświęcić temu spotkanie tematyczne (miesięczne), które opisałem w dalszej części artykułu. 

Przychodź nieprzygotowany na spotkania tygodniowe. Brzmi jak absurd, ale to...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • sześć numerów magazynu „Logistyka a Jakość”,
  • dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej,
  • dostęp do czasopisma w wersji online,
  • dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych...
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy