Dołącz do czytelników
Brak wyników

MENEDŻER

15 marca 2020

NR 2 (Marzec 2019)

Czy leci z nami pilot? Logistyka a jakość… spotkań (cz. II)

38

Co ma ze sobą wspólnego pilot samolotu i prowadzący spotkanie? Jak zwiększyć zaangażowanie uczestników spotkania, pozyskać „ambasadorów” rozwiązania i radzić sobie z „idea killerami”? O tym w drugim artykule cyklu poświęconego efektywnym spotkaniom.

Lubię tenis stołowy. Mam kolegę, sąsiada, z którym uwielbiam grać. Na początku naszej znajomości trochę mnie dziwiło, że nie zawsze może się umówić o normalnych godzinach. Najczęściej umawialiśmy się SMS-ami. Chciałem się z nim spotkać we wtorek o 19:00, odpisywał, że jest w pracy. Pytałem o sobotę rano – podobnie. Jak idzie się pograć, to niekoniecznie człowiek pyta o pracę. Lubię w sporcie to, że nie liczy się status, to, co się robi w pracy, tylko umiejętności sportowe. Jednakże wobec częstej niedostępności w końcu zapytałem: „Grzesiek, Ty chyba dużo pracujesz, patrząc na nasze ostatnie próby umówienia się. Co Ty właściwie robisz?”. Grzegorz uśmiechnął się i odpowiedział: „Jestem pilotem w Locie”.

Pilot samolotu ma dwa główne zadania. Lecieć odpowiednią trasą i panować nad samolotem. Prowadzący spotkanie podobnie, powinien zwracać uwagę na dwie rzeczy: na tematy, które mają być poruszane na spotkaniu, oraz na zachowania uczestników. 

Na początku zebrania osoba prowadząca spotkanie powinna wyjaśnić, jaki jest oczekiwany rezultat całego spotkania i poszczególnych punktów agendy. Czy chodzi o przekazanie informacji, czy podjęcie decyzji, czy może zgłębienie problemu i znalezienie rozwiązania? Być może na spotkaniu nie uda się znaleźć rozwiązania, wtedy można powołać grupę roboczą, która przygotuje rekomendacje na kolejne spotkanie.

W trakcie omawiania zagadnienia spotkania prowadzący powinien się upewnić, czy każdy wie, o czym mówimy i dlaczego o tym mówimy. Następnie trzeba być wyczulonym, czy osoby nie roztrząsają spraw, które są już zamknięte, lub nie zajmują się rzeczami nieznajdującymi się na agendzie. 

Jeśli chodzi o uczestników, to o ich doborze pisałem w poprzednim artykule tego cyklu. Dziś kilka słów o sposobie, w jaki można wykorzystać miejsca przy stole, by wpłynąć na dyskusje. Zaznaczę, że nie jestem fanem „posiedzeń”. Odradzam wręcz, aby spotkania odbywały się na siedząco, a uczestnicy byli przyspawani do swoich siedzeń. Wręcz przeciwnie. Zachęcamy do częstej zmiany miejsc, do wykorzystania całej przestrzeni miejsca narady. Warto, by część pracy odbywała się na stojąco – to powoduje, że spotkania są atrakcyjniejsze. Jeśli jednak trzeba usiąść, to zajmowane miejsce będzie miało wpływ na przebieg spotkania. 

Siedzenie naprzeciwko siebie to pozycja konfrontacyjna. Sprzyja wystąpieniu opozycji, podkręceniu dyskusji, tworzeniu konfliktu. Lider spotkania powinien zastanowić się, kto powinien usiąść vis a vis niego. Z kolei siedzenie obok zdecydowanie utrudnia konfrontację. Może warto, aby na miejscu obok usiadł ktoś, z kim przydałoby się zbudować sojusz? 

Jeśli prowadzący spotkanie siedzi wzdłuż stołu, a nie na jego szczycie, to warto pamiętać, że po jego prawej ręce jest „strefa ciszy”. Te osoby najrzadziej zabierają głos. A skoro już mowa o miejscu przy stole samego lidera, to w przypadku, jeśli lider usiądzie na szczycie długiego, wąskiego stołu, to im bliżej lidera, tym bardziej honorowe miejsce. W tym przypadku osoby najbardziej oddalone od prowadzącego spotkanie będą się odzywać najrzadziej. Wielu prowadzących spotkanie, mając tego świadomość i nie chcąc eksponować swojej roli, siada na środku stołu. Istotna jest także kolejność zabierania głosu. Osoby wyżej w hierarchii powinny zabierać głos na końcu. Głos szefa jest często odbierany jak głos przeważający, kończący dyskusję.

 

O czym rozmawiamy i do czego prowadzimy?

Dobrze się sprawdza na początku spotkania potwierdzanie punktów agendy. Z jednej strony pozwala to na sprawdzenie, czy nie pominęliśmy żadnego ważnego tematu. Z drugiej, w...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy