Dołącz do czytelników
Brak wyników

ZARZĄDZANIE

19 marca 2020

NR 4 (Lipiec 2019)

Jak skutecznie zarządzać ogonem zakupowym? Danfoss Polska znalazł sposób na Tail Spend Management

51

Sukcesy przedsiębiorstw zależą nie tylko od jakości produktów i skuteczności marketingu. Szczególnie w firmach produkcyjnych kluczowa jest sprawna organizacja, co w praktyce oznacza unikanie marnotrawstwa sił, czasu i środków. Aby było to możliwe, na pewnym etapie trzeba zająć się m.in. ogonem zakupowym i „zrobić z nim porządek”. Tak, jak zrobił to Danfoss Polska wspólnie z XBS Group.

Na początek warto sobie uświadomić, czym jest tzw. ogon zakupowy (ang. Tail Spend Management, TSM) i jak duże ma on znaczenie w średnich i dużych przedsiębiorstwach, szczególnie tych o charakterze produkcyjnym.

Większość dostawców – marginalne zamówienia 

Zgodnie z zasadą Pareto uznaje się, że 80% wydatków firmowych wiąże się z zakupami u stosunkowo nielicznej grupy dostawców. Pozostałe 20% wydatków realizowanych jest u bardzo wielu partnerów stanowiących właśnie ten długi ogon. Bywa, że za dostawy z tej drugiej grupy odpowiada więcej niż 50% dostawców, z których każdy realizuje potrzebne, ale stosunkowo tanie i drobne (w skali całego budżetu) zamówienia. Mogą to być np. opakowania albo podkładki pod śruby używane w wąskiej kategorii produktów. 

– Bardzo często ponad 50% czasu przeznaczonego w firmie na obsługę zamówień dotyczy jedynie 5% budżetu zakupowego – mówi Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Menedżerów Logistyki i Zakupów. – Jeśli przeprowadzona w przedsiębiorstwa analiza potwierdzi, że tak właśnie jest, wskazane jest podjęcie działań związanych ze zmianą modelu zarządzaniem ogonem zakupowym. Chodzi o taką optymalizację wydatków o najmniejszej wartości, aby skrócić czas poświęcany im przez dział zakupów. To pozwoli skoncentrować siły i środki firmy na zakupach strategicznych – podkreśla. 

Problem w tym, że przedsiębiorstwa najczęściej nie przeprowadzają odpowiednich analiz, w efekcie czego ich menedżerowie nie wiedzą nawet, ile wynosi średni koszt obsługi jednego zamówienia. Według badań, w Stanach Zjednoczonych koszty jednej transakcji mogą się wahać w granicach od 35 dol. w sprawnej firmie do 500 dol. w przedsiębiorstwie o znacznie słabszej organizacji i niewykorzystującym dostępnych nowoczesnych rozwiązań czy technologii. W polskich warunkach szacuje się, że jedna kompletna transakcja zakupowa, rozumiana jako zaangażowanie czasu wszystkich pracowników z różnych działów do obsługi jednego zamówienia, może wynosić przeciętnie od ok. 100 zł do nawet 300 zł netto.

Rozdrobnienie trudne do pokonania 

Kiedy osoby zarządzające daną firmą uświadomią sobie, że większość sił pracowników (i związanych z tym kosztów) wykorzystywana jest na obsługę procesów o najniższej wartości dla firmy, wówczas zaczynają poszukiwać możliwych rozwiązań tego problemu. Jednym z bardziej oczywistych wydaje się zredukowanie liczby dostawców, poprzez przekazanie drobnych zleceń tym dostawcom, którzy z powodzeniem realizują większe kategorie zakupowe. 

Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Zdarza się, że duży dostawca nie jest w stanie wytworzyć bardzo specjalistycznych elementów, które dostarczała dotychczasowa, mała manufaktura. Może się też okazać, że nawet jeśli uda się złożyć zamówienie na dodatkowe podzespoły u jednego wytwórcy, to jednak tylko w ilości znacznie przekraczającej specyficzne zapotrzebowanie. I w końcu – może być również tak, że dodatkowa współpraca z dużym dostawcą w zakresie wytwarzania małych partii produ...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Masz już prenumeratę? Zaloguj się, aby przeczytać artykuł.
Zaloguj się
Nie masz jeszcze prenumeraty? Nic straconego! Dołącz do grona stałych Czytelników już dziś i miej pewność, że żadne treści Cię nie ominą.
Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • sześć numerów magazynu „Logistyka a Jakość”,
  • dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej,
  • dostęp do czasopisma w wersji online,
  • dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych...
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy