Dołącz do czytelników
Brak wyników

TEMAT NUMERU

1 grudnia 2020

NR 6 (Listopad 2020)

Zakupy z platformą Jak zdigitalizować procesy zakupowy przedsiębiorstwa?

0 248

Staramy się wdrażać coraz to nowe narzędzia mające nam odebrać część pracy administracyjnej, operacyjnej, aby uwolnić nasze zasoby do pracy koncepcyjnej. Jednym z takich narzędzi są systemy informatyczne i platformy zakupowe służące do automatyzacji zadań.

Pierwsze pytanie, jakie powinien sobie postawić każdy szef działu zakupów, brzmi: jaką wartość i jaką pracę wykonują dla firmy moi pracownicy? Nie, oczywiście, że nie mówię o mikromanagemencie – 
czym innym jest natomiast świadomość tego, co faktycznie robią pracownicy, nad jakimi projektami pracują, czy właściwie priorytetyzują zadania? Czy jako szef działu zakupów (a może nawet członek zarządu) masz wiedzę, świadomość wyzwań, przed którymi staje Twoja organizacją? Czy wiesz, jakie są priorytety i oczekiwania zarządu. Pytanie, jak przekazać i utwierdzić się w przekonaniu, że dział zakupów realizuje zadania w zgodzie z wymogami firmy? Jak zorganizować prace działu zakupów i logistyki, żeby moi pracownicy mieli czas na szukanie odpowiedzi na powyższe? To wszystko są pytania dotyczące kreatywnej, koncepcyjnie myślącej części naszego mózgu. 
Od czego zacząć digitalizację? Wiele razy zastanawialiście się zapewne, co to znaczy, że mamy digitalizować procesy w naszych organizacjach. 
Dla średnich przedsiębiorstw dobrze jest rozpocząć od wdrożenia platformy zakupowej. Punktem odniesienia, dla lepszego zrozumienia, czym jest platforma zakupowa, będzie system klasy ERP. Pokazując różnice między platformą zakupową a systemem ERP, najłatwiej nam będzie zrozumieć, od czego zacząć procesy digitalizacji zakupów firmowych.

POLECAMY

Różnice między ERP a platformą zakupową

Skoro mam ERP, to po co mi platforma? System ERP skierowany jest do wewnątrz organizacji, podczas gdy platformy zakupowe (eProcurement) skierowane są na zewnątrz. Co to znaczy? Otóż dostawcy mają dostęp do Twojego systemu i możesz na nich przerzucić część aktywności Twojego działu zakupów (np. zakładanie dostawcy w systemie, załączanie dokumentów rejestracyjnych, certyfikatów, załączenie ofert, dokumentów do konkretnego zamówienia etc. – o szczegółach w dalszej części artykułu). Natomiast systemy klasy ERP skierowane są do wewnątrz organizacji, świetnie nadają się np. do planowania produkcji, stanów magazynowych etc., natomiast nie mają możliwości zaangażowania zewnętrznych zasobów do wykonywania operacyjnych zadań dla nas.
Diagram na rys. 1 przedstawia podstawową różnicę między systemem ERP a platformą zakupową.
Co więcej, właśnie te różnice powodują, że platformy zakupowe idealnie uzupełniają braki w systemach ERP. W zasadzie powstały dla uzupełnienia tych braków. Dzięki budowie interface platforma przekazuje dane do ERP, np. takie jak aktualna baza danych dostawców (uwzględniająca dane kontaktowe, dokumenty rejestrowe, raporty o wydatkach jest najczęściej przechowywana w ERP, ale już takie dane, jak certyfikaty wraz z datami ważności, umowy zakupowe wraz z informacją o poziomie wykorzystania i datami ważności, raport oceny dostawców, eCatalogi przypisane do danego dostawcy. To dane, jakie każdy dostawca sam może zarejestrować na platformie. Dane te następnie za pośrednictwem interface’u mogą pojawić się w ERP, gdzie podlegać będą dalszej analizie. 
 

Rys. 1. Podstawowe różnice między systemem ERP a platformą zakupową. Źródło: opracowanie własne

Jakie procesy mogą być zrealizowane w systemach zakupowych?

Praktycznie cały linearny proces zakupowy, począwszy od budżetowania, przez składanie wniosków zakupowych, poszukiwanie dostawców, zarządzanie oceną dostawców, zbieraniem ofert, aukcje elektroniczne, zamówienia, aż po rejestrację faktur – na każdym z etapów oczywiście platformy dają możliwość uruchamiania procesów akceptacji, eskalacji, tworzenia komisji przetargowych, pracy grupowej, np. tworząc umowę.
Pracę nad wdrożeniem platformy zakupowej, ale i każdego innego systemu informatycznego, należy rozpocząć od analizy własnych procesów, zrozumienia ich i opisania. Wyłącznie w ten sposób będziemy mogli zrozumieć, jakiego narzędzia szukamy, jaką wartość wniesie dla naszej organizacji. Dlatego jeszcze raz: analiza i zrozumienie procesów w organizacji to podstawa wdrażania każdego systemu. Rys. 2 prezentuje prosty, linearny proces zakupowy wraz z opisem, które z elementów procesu są realizowane w systemie.

Rys. 2. Schemat procesu zakupowego wraz z opisem elementów procesu realizowane w systemie. Źródło: Nextbuy


Naturalnie aktywności zaznaczone granatowym kolorem najczęściej nie są realizowane w systemach ERP, co nie oznacza jednak, że zawsze nie są tam realizowane. 
Celowo zwracam uwagę na „linearny” proces zakupowy. Maszyny potrafią procesować zadania, natomiast nie potrafią myśleć i zmieniać procesów, brak im kreatywności. Uffff… Niedawno brałem udział w bardzo ciekawej dyskusji na temat: „Czy roboty zabiorą nam prace?” W świetle aktualnych przewidywań (np. z Singularity w Kalifornii) najdalej za 15 lat aż 50% obecnych zadań wykonywanych będzie przez maszyny. Oznacza to, że wszystkie proste zadania przejmą maszyny, a ludzie będą mieli więcej czasu na pracę kreatywną. Widać to doskonale na rys. 2 – możemy ustrukturyzować proces, nazwać konkretne aktywności, podzielić się zadaniami między naszych pracowników a dostawcę, nawet część z tych zadań zrealizuje za nas maszyna, ale mimo wszystko jest to proces jednokierunkowy. Algorytmy pierwszego poziomu sztucznej inteligencji, czyli RPA (Robotic Process Automation), są w stanie naśladować ruchy człowieka, np. zgrać FV z maila i załączyć ją do odpowiedniego miejsca w systemie księgowym. Drugi poziom to ML (Machine Learning), w którym algorytm uczy się, jak rozpoznawać numer zamówienia na różnych fakturach, jak rozpoznawać konkretne linie zamówienia i łączyć dane z faktury z liniami w zamówieniu. Kolejne dwa poziomy to odpowiednio AR (Artificial Reasoning), który potrafi np. sprawdzić, czy zamówienie złożone zostało zgodnie z polityką zakupową firmy, i w końcu ostatni, czwarty poziom: sztuczna inteligencja AI (Artificial Inteligence). 
Dla wszystkich obawiających się, że maszyny zabiorą nam pracę uspokajam – zabiorą pracę zaprojektowaną przez człowieka w linearnych procesach, czasem nawet trochę bardziej rozbudowanych, ale jednak nie będą potrafiły nawiązać relacji biznesowych, stworzyć nowego pomysłu na biznes, zrozumie zaufania i wiarygodności, jakim darzymy długoletniego partnera w biznesie. Przecież zaufanie i relacja to właśnie podstawa tworzenia nowej wartości dla nowych i aktualnych klientów. Rolą systemów zakupowych i ERP nie jest też zabieranie pracy, ale uwalnianie człowieka od powtarzalnych, nie dodających wartości, a jednocześnie czasochłonnych zadań.

Jakie są korzyści z digitalizacji procesów zakupowych?

Najłatwiej omówić korzyści będzie na przykładz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • sześć numerów magazynu „Logistyka a Jakość”,
  • dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej,
  • dostęp do czasopisma w wersji online,
  • dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych...
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy