Dołącz do czytelników
Brak wyników

WYDARZENIA

16 maja 2021

logtok – dyskusja druga o skalowaniu biznesu

59

Skalowanie biznesu, czyli rzecz o tym, jak odpowiedzieć na intensywne zmiany rynkowe dopasowaną logistyką. To w skrócie druga dyskusja z cyklu logtok, która miała miejsce 15 kwietnia br. Dzielimy się spostrzeżeniami i wnioskami praktyków.

Łukasz Musialski, starszy doradca logistyczny Chaingers: Dzisiejszy temat to dostosowanie logistyki do skalowania biznesu. Dość często spotykam się pomysłem, z chęcią automatyzacji procesów, która w efekcie ma uniezależnić je od ludzi. Kiedy gwałtownie rosną wymagania dotyczące zapotrzebowania na zdolność realizacyjną, maszyny robią to lepiej i szybciej można ich użyć, nie „zachorują” na COVID-19. Ale czy pójście w głęboką automatyzację to dobry ruch? Automatyzacja sporo kosztuje i wiąże się z mniejszą elastycznością. W przypadku manualnej obsługi procesów z dnia na dzień możemy pracownikom zlecić wykonywanie zadań w odmienny sposób.

POLECAMY

Dariusz Szymański, prezes LOGISYSTEM: Każde urządzenie automatyczne, każda technologia ma jakieś parametry graniczne. Będą to parametry związane z produktem, z jego rozmiarami, formatem, którego dotyczy, ale są też parametry wydajnościowe. Zawsze są jakieś ograniczenia, ale projektując system, najpierw należy wykonać szereg analiz, uporządkować rozumienie swojego procesu czy sam proces, określić te miejsca, co do których wprowadzenie automatyzacji jest możliwe. Elastyczność, o której wspominałeś, nie ma dotyczyć wszystkiego. Jeżeli projektujemy świadomie, jesteśmy w stanie tak zaprojektować system, żeby on w znacznym stopniu był elastyczny. Jeżeli mówisz o trendzie – oczywiście nie mówię teraz o sytuacji takiej, że zainwestowaliśmy w automatykę bardzo rozbudowaną, totalnie rynek i sprzedaż „siada”, obroty naszego klienta maleją – wtedy ten zwrot z inwestycji będzie dużo dłuższy i ciężko jest z tym coś zrobić. Natomiast jeśli mówimy o zmianie trendu, tak jak obecnie ma to miejsce, gdzie mamy klientów z retail, a e-commerce był wykorzystywany w mniejszym stopniu, to przejście do jego obsługi ze zwiększonym wykorzystaniem automatyki przy odpowiednim zaprojektowaniu systemów jest możliwie. Oczywiście tylko w pewnym stopniu. Jeżeli chcemy być gotowi na tego typu dynamiczną zmianę, mamy większą sprzedaż retailową i planujemy przejść na bardzo duży wzrost sprzedaży e-commerce, to oczywiście powinniśmy, projektując automatyzację, od razu o tym myśleć. Jeżeli przygotujemy się odpowiednio, to zmiany będą możliwe do obsłużenia.

Łukasz Musialski: Co warto jest próbować przewidywać, żeby zrównoważyć wydajność związaną z automatyzacją procesów, a jednak zachować elastyczności albo na wszelki wypadek, albo na tę niepewność, której nigdy nie możemy wyeliminować?

Mariusz Latos, dyrektor operacyjny Orbico Supply: To zależy, na pewno nie da się wszystkiego przewidzieć, ale jesteśmy w stanie zabezpieczyć się w kilku kwestiach. Odniosę się do obecnego projektu, który prowadzimy w Orbico Supply. Łączymy cztery magazyny w jeden, w Teresinie. Cztery biznesy o różnej specyfice wstawiamy do jednego magazynu. W międzyczasie też łączymy cztery WMS-y w jeden i uruchamiamy automatykę. Projekt jest dość skomplikowany. Wymaga dużo zmian, ale zamierzamy zrealizować go w ciągu czterech najbliższych miesięcy. Obecnie jesteśmy w połowie przenoszenia drugiego klienta. Jak się zabezpieczyliśmy? Jakie podejście do tego projektu założyliśmy? Projekt zakłada, że 50% naszych aktywności jest dedykowane do naszego biznesu, natomiast druga połowa do uruchomienia usługi logistycznej.

Łukasz Musialski: Rozumiem, że to jest sposób na zdywersyfikowanie źródeł przepływów logistycznych, żeby móc je bilansować.

Mariusz Latos: Dokładnie tak. To nie są projekty, które uruchamia się w kilka miesięcy. Od momentu pojawienia się pomysłu czas wdrożenia liczy się w latach, a nie miesiącach. Od kiedy powstał pomysł do chwili, kiedy wystartowaliśmy, te założenia nam się zmieniły, okazało się, że biznes bardzo mocno poszedł do przodu i z 50% pod usługę logistyczną zostało nam 15–20%. Jednym z zabezpieczeń na starcie była możliwość ekspansji, powiększenia budynku – z czego skorzystaliśmy tak naprawdę jeszcze przed startem. Jeżeli chodzi o część automatyczną – będziemy wykorzystywać dwa systemy shuttle głównie pod e-commerce, pod drobne przesyłki, nasz biznes się tym dość mocno charakteryzuje. Już na pierwszym etapie, w części bazowej założyliśmy możliwość zdublowania swoich operacji w tym zakresie, jak również w części ekspansji.

Łukasz Musialski: To teraz pytanie od strony sprzedaży. Czy zdarzyło się, że był pomysł, ale ktoś „pociągnął lejce” i powiedział: „nie, nie damy rady, bo nasza logistyka nie jest dopasowana”?

Borys Skraba, prezes zarządu Strix: Myślę, że takie rzeczy się nie zdarzają, ale to jest problem. Bardzo często logistyka żyje swoim życiem, a sprzedaż i marketing swoim. Jesteśmy świadkami typowych sytuacji, gdzie wiemy, że trwa kampania i w pierwszy dzień sprzedaży spływa 200–1000 zamówień na godzinę, ale działu sprzedaży w ogóle nie interesuje, czy logistyka dalej to obsłuży. Tych lejców, o których była mowa, faktycznie nie ma, ale z drugiej strony nie ma współpracy. To jest miecz obopólny, który z opóźnieniem może uderzyć w sprzedaż, bo za rok podobna promocja, podobne działanie pokaże, że klienci tyle nie kupują, bo nie byli zadowoleni z logistyki, bo ta nie była powiadomiona, a całość nie była spięta w jedno doświadczenie.

Myślę, że to jest ogromne wyzwanie, jeżeli mówimy o przygotowaniu i automatyzacji, z perspektywy tego, co się dzieje w tej chwili na rynku. Przed pandemią szacunki mówiły, że ok. 3–4% obrotu dobrami globalnie, bez podziału na marki, bez podziału na branże. Teraz są to wartości rzędu 10% obrotu dobrami. Nie doszliśmy jeszcze do wartości, o których można mówić że są stabilne. Pandemia pokazała, że klienci bardzo szybko potrafią zmieniać swoje nawyki zakupowe.

Łukasz Musialski: Pytając o to, czy pierwsza jest zdolność logistyczna, czy najpierw wydarza się sprzedaż, do której my próbujemy się dostosować, pytamy właściwie o zdolność skalowania. Przygotowując się pod to skalowanie w Orbico Supply, powiedzieliście: „zostawiamy sobie dodatkowe miejsce, mamy pomysł na to miejsce i daje nam to możliwość skalowania”?

Mariusz Latos: Dokładnie tak. To połączenie dało nam możliwość wdrożenia automatyki i ta automatyka jest przygotowana na większe strumienie, jeżeli chodzi o biznes. Musimy pamiętać tylko o jednej rzeczy – to nie jest tak, że automatyka zapewnia 100% obsługi procesów. Są również procesy manualne. Oba są ze sobą ściśle powiązane. Ludzie w nich uczestniczą, dlatego nie wszystko jesteśmy w stanie „wstawić” do automatyki, bo mamy pewne ograniczenia. Z drugiej strony mając automatykę i część manualną, budujemy sobie elastyczność. Jesteśmy w stanie obsłużyć każdego klienta, każde zamówienie.

Dariusz Szymański: Pozwolę sobie nawiązać do tego, o czym rozmawialiście chwilę wcześniej. Jeżeli nasz cel biznesowy zakłada, że chcemy obsługiwać kanał e-commerce’owy albo chcemy być gotowi na określoną zmianę, to powinniśmy przygotować się do tego wcześniej. Przy budowie systemu potrzebujemy np. dwa miesiące, żeby wdrożyć coś małego, czasami cztery miesiące albo nawet osiem miesięcy, jeżeli chcemy np. zastosować sorter wysokowydajny. Teraz praktycznie żadna z zaawansowanych maszyn nie jest dostępna na rynku w okresie krótszym niż pięć miesięcy. Tyle trwa sama produkcja. Jeżeli chcemy zbudować naprawdę dużą poważną instalację, zakładając magazynowanie automatyczne, sortery i pakowanie automatyczne, to inwestycja może ciągnąć się kilka miesięcy, rok, półtora roku, dwa lata. Mówimy o zbudowaniu kompletnego centrum, gdzie mamy już pomysł, stworzoną koncepcję i przygotowanie, zależnie oczywiście od tego, czy mamy już działkę lub halę.

Jeżeli mamy system automatyki, mamy tego typu zasoby, określona jest pewna wydajność – okazuje się, że potrafimy być bardzo elastyczni w odpowiedzi na trend polegający na zmianie i wzroście wydajności w obsłudze naszego procesu. Przedstawię to na przykładzie i liczbach. Jeżeli okazuje się, że e-commerce może wzrosnąć czterokrotnie i jeżeli chcemy nasz zwiększony proces pickingu, kompletacji i pakowania obsłużyć manualnie – musimy znaleźć stu pracowników. Abstrahując od tego, że będziemy mieć problem z ich znalezieniem, bardzo często, jeśli nawet pomieścimy ich na dostępnej powierzchni magazynowej, pojawia się ogromny problem organizacyjny. Związany jest on z zarządzaniem pracownikami w taki sposób, żeby obsłużyć kompletację, pakowanie i wysyłkę w ciągu wymaganego czasu np. jednego dnia. Jeżeli mamy automatykę, to okazuje się, że czynnik ludzki jest znacznie mniej istotny. Mając ten sam zespół, załóżmy 20% większy, jesteśmy w stanie łatwo zwiększyć wyjście towaru z magazynu dwu-, trzy-, sześciokrotnie. Wiem, że jest to może bardzo odważne stwierdzenie, ale gdy mamy automatykę, to moim zdaniem jesteśmy bardziej elastyczni, bardziej przygotowani na trend wzrostu wolumenu. Dlaczego? Bo czynnik ludzki jest mniej istotny dla uzyskania tego celu. Wyobraźmy sobie, że zainwestowaliśmy w maszynę do pakowania automatycznego. Produkty transportowane są przenośnikami z wcześniejszych procesów. Na wejściu do maszyny montujemy układ kamer, który skanuje, co to jest za towar, oczywiście komunikacja odnośnie do zamówienia, produkty są pakowane, etykietowane, na końcu uzyskujemy foliopak, który podróżuje automatycznie do sortera końcowego kurierskiego. Jeżeli mamy tę maszynę, to wydajność na poziomie 900 paczek na godzinę, którą osiąga, w procesie manualnym obsłużyć musiałoby 14–15 pracowników. Nie mamy maszyny i chcemy urosnąć o te 900–1000 zamówień pakowanych/h – potrzebujemy 15 osób. Z maszyną taki peak obsługujemy zatem z łatwością. To, co powiedziałam można odnieść do większości wyposażenia automatycznego, oczywiście jeśli nastawimy się, że będziemy chcieli ten kanał sprzedaży w sposób tak dynamiczny rozwijać.

Łukasz Musialski: We wcześniejszej wypowiedzi przewinęła się ponownie ta niepokojąca kwestia – dwa równoległe światy, które się prawie nie przenikają. Sprzedaż i logistyka. O co logistycy powinni już dziś zacząć pytać sprzedaż i zarządy, żeby nie dać się zaskoczyć?

Borys Skraba: Pierwsza podstawowa rzecz to temat całej strategii i planów związanych z tym, co się będzie działo w strategii e-commerce. Wiem, że to jest bardzo trudny temat, ale to jest dokładnie to, o co my pytamy jako dostawca technologii sklepu e-commercowego. My też musimy wiedzieć, czy ten sklep ma wytrzymać peak rzędu 20 000 zamówień na godzinę, czy ten sklep ma wytrzymać i obsłużyć 10 zamówień na godzinę. Na etapie wdrożeń, planów, wydajności ta wiedza gdzieś jest. Ona oczywiście, patrząc na dzisiejsze czasy, ma dużą dozę błędu. Kwestia założeń w strategii, z jakimi wartościami na poziomie sprzedaży, na poziomie zamówień i tego, co jest planowane, obejmuje też działania marketingowe. Marketing też ma swoje budżety, plany i strategie i wie, co będzie realizował, znając część związaną z promocją. Wiemy też, kiedy jest Black Friday. Ja z mojej perspektywy zakładam, że logistycy też to wiedzą i znają te plany, które są gdzieś tworzone. Z mojej perspektywy jest jakiś plan, są jakieś założenia i budżety do przystosowania technologii do systemów związanych z e-commerce, różnego rodzaju systemów marketingowych. Ta wiedza w organizacji powinna być i o to trzeba pytać. Jaki jest plan? Jakie są założenia? Ja mogę zdradzić trochę z mojego frontu: dzisiaj przy sprzedaży online to planowanie jest dosyć dokładne, czyli e-commerce manager, który odpowiada za ten ruch, za sprzedaż, wie, jaką ma konwersję, ile kosztuje go jeden zakup, ile musi wydać budżetu, żeby ściągnąć jednego klienta. On wie, jaką ma konwersję z powracających klientów – jeżeli ma bazę 100 000 klientów z wcześniejszych transakcji i przygotuje akcję promocyjną, to mniej więcej wie, jaka będzie reakcja, ile zamówień może się spodziewać i z jakimi kosztami pozyskania klienta będzie się liczył. Ta wiedza jest i ona jest dobrze policzalna. Ale czy ta wiedza w ogóle schodzi gdzieś dalej?

Łukasz Musialski: Cieszę się, że to powiedziałaś, bo to jest informacja, która może mnie wesprzeć w różnych dyskusjach. Jak to wygląda w rozmowach dotyczących obsługi logistycznej nowego klienta? Jaka jest lista pytań, którą należy zadać, i kiedy to zrobić? Czy jest z tym problem? Czy klient pozwala się przygotować na to skalowanie, czy raczej z doświadczenia trzeba coś założyć, bo klient albo nie wie, albo nie chce powiedzieć?

Mariusz Latos: W tym przypadku proces zaczyna się w innym miejscu, na etapie budżetowania każdego biznesu. Mamy informacje ze strony sprzedaży o ogólnej planowanej wielkości sprzedaży. Natomiast nie jest istotne, jaka ona ma być ogólnie, tylko jakimi kanałami pójdzie. Obsługując wszystkie kanały sprzedaży, musimy wiedzieć, czy te 10% czy 20% będzie w e-commerce, retailu czy w hurcie. To są zupełnie inne koszty magazynowania i transportu. Trzeba sobie powiedzieć szczerze, że bez automatyki to też są zupełnie inne koszty – jeżeli chodzi o jakość. Ta jakość kosztuje, a trzeba ją zapewnić, bo bez jakości tak naprawdę sprzedaż się wydarza, lecz liczba klientów, która ma wrócić, może być dramatycznie różna od oczekiwań. Dlatego to jest też rola logistyki, żeby dopytać i te informacje spróbować od sprzedaży informacje wydobyć. Bez tego trudno jest dobrze zabudżetować inwestycje. To dotyczy każdego nowego klienta. Każdy nowy klient powinien być na styku sprzedaży i logistyki wspólnie wprowadzany, żeby wiedzieć, jakie są jego oczekiwania, jak go będziemy obsługiwać i czy my mamy przestrzeń, żeby go odpowiednio obsłużyć. Klienci są różni. Są klienci „internetowi”, którzy robią tak duży obrót, gdzie niezwykle istotne jest, czy my będziemy dostarczać do magazynu centralnego, czy my będziemy dostarczać bezpośrednio do ich sklepów. To też zmienia percepcję, jeśli chodzi o zapotrzebowanie na logistykę.

Łukasz Musialski: Łatwo jest uzyskać takie informacje?

Mariusz Latos: Nie jest to takie łatwe i tak naprawdę to zależy od tego, jak ktoś prowadzi biznes. Niektórzy mają tę informację bardziej dostępną, podczas gdy inni menedżerowie sprzedaży mają mniej dostępne informacje i niejednokrotnie trzeba o to zabiegać. Bywa różnie. Byłoby zdecydowanie łatwiej, gdyby ta informacja była precyzyjna i ogólnie dostępna. Niestety, częściej trzeba o nią zabiegać, nie schodzi automatycznie w dół.

Łukasz Musialski: Jeżeli do klienta ma zostać dostarczony sorter, to trzeba zapytać, do czego ma służyć i na jaką skalę. Zapytać o to, co jest dzisiaj, a jak ma być po jego zainstalowaniu.

Dariusz Szymański: Dokładnie tak. Tych pytań w momencie, gdy mamy dostarczyć system, jest bardzo dużo, ale też jest bardzo dużo naszej własnej pracy. Jeżeli projektant spędzi odpowiednio dużą ilość czasu w magazynie, nie tylko na spotkaniach w sali konferencyjnej, ale przy procesie – cały szereg wiedzy i obserwacji jest w stanie poczynić sam. Dzięki obserwacji zbieramy ogromną ilość wiedzy dotyczącą asortymentu, specyfiki produktu, specyfiki wyjścia i zamówień. Zdecydowanie macie rację, że żeby skończyć projekt i podjąć finalne wybory, decyzję o finalnej wielkości, layoucie, urządzeniach i wydajności musimy się otrzeć o maksymalne oczekiwane liczby. Co do tych liczb maksymalnych często jest to jakaś predykcja na poziomie wzrostu i trendów z poprzednich lat, a czasami, zwłaszcza teraz, są to po prostu założenia biznesowe, które klient sobie stawia. Widząc, że ma potencjał sprzedażowy i marketingowy, że jest w stanie użyć pewnych narzędzi, po to, by tę sprzedaż raptownie zwiększyć, to on ustala sobie jakąś poprzeczkę. My, zapewniając pewien standard procesów, nie mamy dostępu do danych online, które wchodzą przez środowiska IT – to, o czym wspomniał Borys Skraba – ale jestem pewien, że wielu naszych klientów bazuje również na tych danych po to, aby mieć jakiś punkt odniesienia do swojego celu biznesowego.

Łukasz Musialski: A czy to może być tak, że oni trochę boją się udostępnić te dane?

Dariusz Szymański: Jest różnie. Czasami pracujemy z klientem, który daje nam wgląd w swoje zamówienia za rok wstecz po to, żebyśmy dokonali analizy i mogli określić cały szereg parametrów, by właściwie zaprojektować system. Czasami jest to dosłownie kilka liczb i wiedza, którą uda się pozyskać z tego, co zauważymy w istniejącym procesie plus naturalnie nasze doświadczenie. My tak naprawdę nie pytamy, skąd klient ma dane, które sprawiają, że jest w stanie podjąć decyzję, że potrzebuje systemu na daną wydajność. Natomiast te informacje, które nam są potrzebne, dostajemy zawsze. Czasami w sposób ograniczony, ale te ograniczone założenia często wystarczają.

Jest jeszcze jedna rzecz – ból wejścia, ból zmiany na czynnej operacji. Oczywiście nic co dobre nie jest łatwe. Jeżeli mamy obiekty nowobudowane, praca jest bardzo komfortowa. Należy po prostu prawidłowo zaharmonogramować wszystkie prace i wykonać uzgodnienia międzybranżowe wcześniej. Maszyny uruchamia się szybko, system uruchamia się dość szybko, ale testowanie z WMS i szkolenie ludzi, żeby potrafili z systemem pracować, to czasem wymaga sporo czasu. Jeżeli to zrobimy wcześniej, zanim podejmiemy decyzję o go-live, to nie będzie niespodzianek i większych problemów.

Zadanie jest najtrudniejsze wtedy, gdy nie mamy przestrzeni, czyli mamy magazyn „nabity” do maksimum, czy mamy maksimum wydajności, jeżeli chodzi o zespół, którym jesteśmy w stanie sprawnie zarządzać operacyjnie w procesach i w takim przypadku chcemy iść w automatyzację. Wydawałoby się to niemożliwe, ale jest to do zrobienia. Przykładem jest wdrożenie sprzed ostatniego roku w Empiku. Było ono realizowane na czynnym obiekcie. Potężne wolumeny, a inwestycja przebiegła z sukcesem. Jak to było możliwe? Dzięki bardzo mądremu i przemyślanemu przygotowaniu inwestycji ze strony inwestora. Inwestycja została podzielona na etapy, w taki sposób, żeby po pierwsze nie zablokować sobie pewnych miejsc i ścieżek procesowych, a po drugie – żeby minąć peaki w procesie. Podsumowując, jeżeli mamy już tak skrajną sytuację – dobre przygotowanie i stworzony harmonogram jest kluczem. Jeżeli system jest bardzo duży, bazujący na nie najświeższych założeniach (np. sprzed roku czy 2 lat, co dla dużych systemów jest związane z czasem wdrożenia względem momentu formułowania założeń), to warto wiedzieć, że nie ma mowy o projektach idealnych i takich, które nie wymagają zmian. Logistyka żyje – zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Procesy się zmieniają, bo muszą się zmienić, żeby obsłużyć rosnące wolumeny, a zatem czasami dochodzi do sytuacji, w których wszyscy mieli dobrą wolę i działali rzetelnie, ale wymagania od procesu są już zupełnie inne i zmiany są konieczne. Tu niezmiernie ważną kwestią jest elastyczność wykonawcy. Jeżeli wykonawca ma własne zasoby wykonawcze i nie bazuje na podwykonawstwie, nie jest uzależniony od wykonawców zewnętrznych, to jest w stanie bardzo szybko reagować, np. w ciągu dwóch trzech tygodni zbudować kawałek instalacji tymczasowej. Ta sprawność to jest coś niezmiernie ważnego. Jeżeli wykonawca jest elastyczny, to można sobie w takich sytuacjach poradzić.

Łukasz Musialski: Podsumuję naszą dzisiejszą rozmowę w kilku punktach. Od Dariusza Szymańskiego usłyszałem, że automatyka wcale nie jest mniej elastyczna niż ludzie. Jeśli jest przemyślana, to w dzisiejszych czasach skokowe zwiększenie możliwości związane z pozyskaniem ludzi wcale nie jest łatwiejsze. Od Mariusza Latosa usłyszałem, że jeśli planujemy jakieś zmiany, to koniecznie trzeba zostawić sobie pewien margines i równocześnie dobrze jest wiedzieć, jak ten margines spożytkować. Wówczas nie będzie nas tylko kosztował, ale stanie się elementem przychodowym, a przy okazji naszą „poduszką” bezpieczeństwa na wypadek nieprzewidzianych wzrostów. Poza tym nie wszystko da się przewidzieć i trzeba się posiłkować również doświadczeniem. Od Borysa Skraby usłyszałem, że należy przepytywać e-commerce menedżerów i mówić: „już mi nie powiecie, że nie wiecie, bo ja wiem, że wy wiecie i znam kogoś, kto wie, że wy wiecie”. Druga rzecz, równie istotna – nie ma komunikacji między sprzedażą a logistyką, ale długofalowo to jest coś, o co koniecznie trzeba zadbać, ponieważ buduje podejście, możliwości i zdolność do skalowania. Im więcej i szybciej wiemy, tym jesteśmy w stanie lepiej i szybciej przygotować się na zmiany.

Kolejny logtok – 10 czerwca br. Temat: #STABILNY ROZWÓJ – jak planować inwestycje w logistyce we właściwym momencie i z właściwymi kompetencjami?

Więcej informacji: www.logtok.pl.

Nagranie logtok #2 znajdą Państwo tutaj. Serdecznie zapraszamy!

Przypisy